La inteligencia artificial es una aliada de las empresas para impulsar la productividad. En este contexto, la incorporación de Microsoft Copilot a los procesos es una de las mejores opciones. Es como tener un asistente personal que hace todo más rápido, de manera eficiente y con resultados enfocados al logro de objetivos.
Hace una década, era inimaginable la posibilidad de redactar un documento en Word en segundos, obtener un balance financiero en Excel con solo hacer clic o lograr una comunicación más efectiva en Teams entre los equipos de trabajo y dividir responsabilidades gracias a una aplicación.
Hoy, todo esto y más es posible gracias a la IA generativa. Pero, ¿qué es exactamente?, ¿cómo utilizarla?, ¿cómo sacarle el máximo provecho?, ¿es verdad que funciona en el día a día de las empresas?
A continuación, daremos respuesta a dichas interrogantes y al final de este artículo entenderá por qué Microsoft Copilot se convertirá en el motor que impulse el crecimiento tecnológico de su compañía.
Es un asistente de inteligencia artificial que se integra con las aplicaciones de Microsoft 365, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Microsoft Teams. Está diseñado para potenciar la eficiencia y la calidad en la creación de contenidos.
En otras palabras, permite trabajar más rápido y de manera eficiente. Microsoft Copilot puede:
Redactar documentos;
Gestionar correos electrónicos en Outlook;
Realizar investigaciones en la web con Bing;
Organizar tareas;
Crear diapositivas en PowerPoint;
Analizar datos en Excel con Power BI;
Facilitar la colaboración en Microsoft Teams y Microsoft Loop;
Automatizar flujos de trabajo en Power Platform;
Integrarse con Microsoft Graph para personalizar experiencias.
Aprovechar las funciones de Copilot es sencillo. Solo tiene que abrir la aplicación de Microsoft que desea utilizar y trabajar en ella de forma habitual. Cuando necesite de la asistencia de la inteligencia artificial, active la función de Copilot y hágale las preguntas que quiera.
Para comprender mejor su funcionamiento, vamos a explicar un ejemplo práctico sobre cómo utilizar Copilot para empresas:
Supongamos que Luis es un gerente de marketing y necesita hacer una presentación para la junta directiva en dos horas. Con la ayuda de Copilot esto no es un problema.
Luis, solo tiene que pedirle a la IA que busque datos relevantes sobre el tema que expondrá y Copilot le ofrecerá una selección de artículos importantes de la web y de sus propios archivos.
Una vez que tenga estos datos, Luis puede solicitarle que escriba la presentación.
Si Luis quiere que su presentación sea visualmente atractiva, puede pedirle ayuda a Copilot para crear diapositivas en Power Point con márgenes, gráficos y cualquier recurso útil.
Incluso, Luis tiene la opción de solicitarle a Copilot que lo ayude a practicar sobre cómo hablar en público para lograr una presentación de alto nivel.
¡Todo esto se hace en menos de dos horas! Es un buen ejemplo sobre cómo la IA impulsa la productividad.
Microsoft 365 Copilot hace esto posible, porque combina los Modelos de Lenguaje Grande (MLG) con los datos del flujo de trabajo de la empresa. Así, integra la IA con las aplicaciones de la suite que se utilizan a diario en la oficina.
Entonces, la experiencia de Copilot analiza el contexto del trabajo e incorpora información de forma continua para entender las preferencias de los usuarios. Mientras más utilicen la IA en la empresa, mayor será su aprendizaje para ofrecer una asistencia personalizada.
Microsoft Copilot está diseñado para lograr que la creación de contenido sea más eficiente con los más altos estándares de calidad. Bajo esta premisa, tiene características únicas que la convierte en una herramienta innovadora. Las detallamos a continuación:
Productividad mejorada: su principal características es que proporciona asistencia en tiempo real en aplicaciones Microsoft 365, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams.
Inteligencia artificial avanzada: utiliza tecnología de inteligencia artificial de vanguardia para analizar el contexto en el que se utiliza, práctica el aprendizaje automático y continuo para ofrecer sugerencias en tiempo real y de forma personalizada.
Aprendizaje automático (machine learning): permite realizar acciones de forma automática sin programación explícita.
Sugerencias contextuales: esta herramienta tecnológica proporciona sugerencias precisas y relevantes adaptadas al contenido específico en el que se está trabajando.
Amplia base de datos: Copilot ha sido entrenado con una amplia base de datos que abarca una variedad de temas y estilos de escritura. Por ello, garantiza sugerencias variadas y útiles.
Integración sin fricciones: las aplicaciones de Microsoft 365 se integran de manera perfecta a la inteligencia artificial. El objetivo es hacer que los usuarios pueden usar el asistente sin tener mayores cambios en sus tareas. Así, no interrumpen su flujo de trabajo.
Personalización: como yo la habíamos mencionado, Copilot para empresas tiene la capacidad de personalizar la experiencia de acuerdo a las necesidades y preferencias individuales de cada usuario. Esto la hace una herramienta más adaptada y eficiente.
Microsoft Copilot es una herramienta tecnológica intuitiva y sencilla de usar, configurarla para mejorar la productividad de una empresa no es complicado si sigue este paso a paso:
Verificar los requisitos previos: primero debe asegurarse de que su organización cumpla con los requisitos necesarios para habilitar Microsoft Copilot. Esto incluye tener una cuenta de Microsoft 365 y acceso al centro de administración de Microsoft 365.
Asignar licencias a los usuarios: el siguiente paso es iniciar sesión en el centro de administración de Microsoft 365. Busque el apartado de licencias de facturación y seleccione Copilot para Microsoft 365. En la página de detalles del producto, asigne las licencias a los usuarios.
Anunciar Microsoft Copilot a los usuarios: ahora solo tiene que enviar un correo electrónico a los usuarios informándoles sobre como usar Copilot.
Con estos tres simples pasos, puede acceder a las funciones que ofrece la inteligencia artificial para Microsoft.
Las posibilidades que ofrece Microsoft Copilot son amplias, mientras más explores sus funciones y la entrene de acuerdo a las necesidades de su empresa, obtendrá mejores resultados y descubrirá cómo sacarle el máximo provecho.
Estos son solo algunos ejemplos prácticos sobre cómo usar Copilot en el día a día de su organización:
Imagine que necesita analizar grandes conjuntos de datos en Excel, de forma tradicional es una labor que requiere de mucho tiempo. Pero, con Copilot 365 es posible automatizar tareas repetitivas y complejas, como, por ejemplo, identificar tendencias, realizar cálculos avanzados y generar informes detallados.
Es una función que le ahorrará horas de trabajo manual y le permitirá obtener resultados más rápidos y precisos.
Si su bandeja de entrada está llena de correos electrónicos y necesitas priorizar las comunicaciones importantes, Copilot 365 puede ayudar a gestionar el correo. Así, dedica menos tiempo a clasificar correos y más tiempo a otras tareas
Redactar documentos puede ser complicado, pero con la ayuda de la inteligencia artificial puede hacerlo de forma rápida y precisa. Este modelo de lenguaje está diseñado para sugerir mejoras de contenido y opciones de formato. Incluso está en la capacidad de escribir por sí solo si se le ofrecen indicaciones precisas.
Utilizando Copilot Studio, es sencillo crear chatbots de atención al cliente. Con los chatbots en segundos podrá: responder preguntas frecuentes en un lenguaje natural, proporcionar información sobre productos y, si es necesario, derivar problemas complejos a representantes humanos.
Si tiene una Pequeña y Mediana Empresa (PyME) puede desarrollar un CoPilot personalizado que analice datos de ventas para predecir tendencias futuras y necesidades de inventario. Esto es un plus para tomar decisiones informadas y a optimizar las operaciones.
En un mundo cada vez más digital, la inteligencia artificial es indispensable para mejorar productividad y la creatividad en las empresas y en la misma medida, la Ciberseguridad también es clave. No es una desventaja para Microsoft, pero sí es preciso considerar estos aspectos:
Debe tener un control claro sobre los datos que se procesan. Defina quiénes tienen acceso a la información generada por la IA y establezca claras políticas de acceso.
Antes de adquirir Copilot Pro, es preciso evaluar cómo se alinea con las regulaciones y leyes de privacidad la industria y la región. Asegúrese de cumplir con las normativas como el Reglamento General de Protección de Datos. La transparencia en la recopilación y el procesamiento de datos es fundamental.
La seguridad de los datos generados por Copilot es primordial. Como empresa, debe velar de que la comunicación entre la IA y los servidores esté encriptada. Además, es una buena idea implementar medidas de seguridad robustas para proteger la información sensible.
Es importante que tenga una cultura de Ciberseguridad en su organización. En este sentido, capacite a los empleados sobre el uso adecuado de Copilot. La concienciación es clave para evitar malentendidos y errores.
Como con cualquier otra aplicación, es fundamental mantener Copilot actualizado con las últimas versiones y parches de seguridad. Las actualizaciones suelen incluir correcciones de vulnerabilidades y mejoras en la privacidad.
Copilot para Microsoft 365 es una herramienta de productividad innovadora que combina la inteligencia artificial con las aplicaciones y servicios de Microsoft. Así, se saca mayor provecho de Excel, PowerPoint, Outlook y Team.
Su capacidad para mejorar la productividad, la creatividad y la colaboración apunta a ser lo futuro de las empresas y aprovechar al máximo sus funciones, sin duda, dará un cambio radical a las organizaciones que le apuestan a la tecnología y se suman al trabajo moderno.
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