Un banco de datos es un conjunto de información organizada y estructurada, que garantiza un fácil acceso y visibilidad constante.
Los bancos de datos soportan todo lo que maneja información, desde registros gubernamentales, investigación científica y software bancario hasta sitios web como Amazon, YouTube, Google y Netflix.
Sin embargo, no son solo útiles para sitios web masivos; también pueden ser empleados por empresas, incluso pequeñas o medianas, para organizar su base de datos y emplear un mecanismo de big data lógico y estructurado.
Si su empresa trabaja con información todos los días y fundamenta la toma de decisiones en datos críticos, necesita entender cómo funciona el banco de datos, cuáles son sus características, tipos y cómo se hace.
¿Cómo funciona el banco de datos?
Una computadora es un dispositivo que permite manipular información, ya sea que tome la forma de caracteres, números, imágenes o videos.
Sin embargo, necesita almacenar la información antes de que pueda ser cambiada o referenciada, y también debe asegurarse de encontrar la información correcta en el momento indicado. Un banco de datos es la forma en que las computadoras resuelven estos dos problemas y disponen de una buena base de datos.
En términos simples, un banco de datos organiza la información con un conjunto lógico y coherente de principios subyacentes para así conformar bases de datos relacionales.
En otras palabras, este concepto hace referencia a la estructura lógica de una base de datos, que establece las reglas para organizar y manipular la información alojada en su interior.
Por lo general, independientemente de si se trata de datos de contacto, documentos o cualquier otro tipo de archivo, la información se distribuye en tablas compuestas por columnas (campos) y filas (registros), y por las relaciones que hay entre ellas.
¿Qué características tienen los bancos de datos?
Saber las características que tiene un banco de datos le permitirá entender por qué es útil que su empresa cuente con uno. Veamos cuáles son a continuación:
Los bancos de datos se pueden escalar a medida que crece su empresa
Estos sistemas son capaces de almacenar y administrar conjuntos de datos de la empresa que sean complejos y masivos. Es por esa razón que sitios web como Google necesitan bancos de datos para funcionar correctamente, ya que tienen que manejar terabytes e incluso petabytes de datos diariamente.
Por supuesto, es posible que su organización aún no tenga que lidiar con terabytes de datos todos los días, pero el hecho de que un banco de datos pueda manejar grandes cantidades de información quiere decir que está diseñado para ser útil durante muchos años a medida que su negocio acumule información sobre diferentes índoles, como:
- Clientes potenciales o público objetivo;
- Datos personales de empleados y recursos humanos en general;
- Documentos contables;
- Flujos internos como campañas de marketing digital y el proceso de ventas;
- Métricas y KPI configurados en su ERP u otro sistema de gestión;
- Y otros datos de la empresa que incluso pueden ser recolectados en tiempo real y que fundamentan mejores decisiones y representan un valor añadido para la operación.
Su empresa va a crecer con el tiempo, por lo que invertir en un banco de datos que crezca con usted le ahorrará futuros dolores de cabeza y es clave para evitar inconsistencias y pérdida de archivos, así como para obtener ventajas competitivas. Sumado a esto, le facilitará el cumplimiento de regulaciones como, por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea.
Pueden manejar múltiples usuarios
Un banco de datos es una herramienta incluso más útil y potente cuando es necesario colaborar con otras personas para generar mayores oportunidades de negocio.
A diferencia de las listas de información o las hojas de cálculo, los bancos de datos están diseñados para permitir que varios usuarios trabajen juntos y puedan manipular, de forma rápida, conjuntos de información compartidos.
Además, los sistemas de gestión de bancos de datos también cuentan con mecanismos para garantizar que la información se mantenga consistente sin importar la cantidad de personas que tienen acceso.
Esto significa que no ocurrirán situaciones en las que una persona realice un cambio que entre en conflicto con una modificación diferente realizada por otro usuario al mismo tiempo.
Los bancos de datos evitan la redundancia
Como ya lo mencionamos, el principal objetivo de un banco de datos es facilitar el acceso a la información cuándo sea necesario, proporcionando mayor rapidez y organización. Y una forma en que puede hacer esto es garantizando que cada pieza de datos solo exista en una ubicación a la vez.
Esta característica se vuelve aún más crítica si el flujo de trabajo de su empresa necesita actualizar la información de forma constantemente.
Gracias a un banco de datos, la información se puede actualizar en un solo lugar, y tendrá la seguridad de que también se actualizará automáticamente en cualquier otro lugar en el que se haga referencia a esa información.
Es confiable
Los errores en los datos de su empresa pueden ser muy costosos y, en el peor de los escenarios, incluso pueden hacer que la información sea inútil.
Por suerte, el hecho de que un banco de datos tenga una estructura definida y cuente con controles de acceso, hace que sea mucho más fácil prevenir el error humano.
Además, esta herramienta contempla mecanismos integrados que protegen a su organización contra la pérdida de datos y pueden restaurar la información si necesita revertir ciertos cambios.
¿Cuáles son los tipos de bancos de datos?
Los bancos de datos pueden ser de diferentes tipos y estos son útiles para diversas tareas. A continuación, veamos los tipos de bases de datos más comunes:
Centralizado
Un banco de datos centralizado opera por completo dentro de una sola ubicación, como una computadora central o un sistema de base de datos. Este tipo de banco de datos suele ser empleado por instituciones y empresas grandes, como multinacionales o universidades.
En la nube
Al ser un servicio en la nube, se ejecuta por medio de internet y los datos se almacenan en un disco duro o un servidor local, pero la información siempre (o casi siempre) está disponible en línea, lo que facilita el acceso desde cualquier ubicación, siempre que se tenga conexión a internet y los permisos necesarios para acceder.
Distribuida
Un banco de datos distribuido es aquel que se distribuye en varios dispositivos. Es decir, en lugar de almacenar toda la información en un solo equipo, los datos se operan en múltiples dispositivos, como computadoras dentro de una misma red o ubicación.
Comercial
Cualquier base de datos diseñada por una empresa comercial entra dentro de esta categoría. Pueden variar en términos de tecnología o composición, pero su característica común es que los clientes paguen por utilizarlas, a diferencia de los bancos de datos de código abierto.
¿Cómo se hace un banco de datos?
Básicamente, un banco de datos está hecho a partir de tablas que contienen columnas y filas, y la información se separa por categorías en tablas para evitar duplicaciones
Cada fila de una tabla se denomina registro y cada celda se llama campo. Cada uno de los campos contiene un tipo específico de datos (número, texto o fecha), y cada especificación se aplica por medio de una serie de reglas llamadas restricciones que garantizan que la información sea precisa, segura y confiable, reforzando la protección de datos.
Conclusión
En esencia, el objetivo de un banco de datos es facilitar el manejo de la información. En la actualidad, la gran mayoría de personas trabajan en puestos y situaciones en las que la gestión eficaz y eficiente de la información es sumamente valiosa.
Por ello, es crucial que su empresa cuente con esta herramienta, sin importar su tamaño o la cantidad de información que necesita administrar diariamente.
Para complementar la información que adquirió a través de este post, lo invitamos a leer el siguiente artículo de nuestro blog: ¿Cómo escoger el PaaS correcto?
