La integración de la inteligencia artificial de Chat GPT con Microsoft 365 Copilot permite a las empresas aumentar su productividad. La combinación de estas herramientas tecnológicas es ideal para acelerar los tiempos de respuesta. Puede compararse con la presencia de un asistente que puede redactar documentos, hacer esquemas o elaborar informes, entre otras funciones.
La inteligencia artificial (IA) supone un cambio radical en las organizaciones que la incorporan en sus procesos. Su aplicación transforma la manera de trabajar, comunicarnos, crear contenidos, aprender e incluso la forma de hacer negocios. Aprovechar su potencial puede impulsar a su empresa en el logro de objetivos.
En este artículo explicaremos cómo funciona la inteligencia artificial de Chat GPT con Microsoft 365 Copilot, cuáles son sus características, los pasos a seguir para configurarla y usarla de forma profesional.
¿Cómo funciona Chat GPT en Microsoft 365 Copilot?
Lo primero que debe comprender es que ChatGPT es un modelo de lenguaje de IA de última generación desarrollado por OpenAI. Integra Seamlessly (un software que permite interacciones fluidas, naturales y sin interrupciones en tiempo real entre un usuario y la IA) con Copilot. Esta herramienta de inteligencia artificial está diseñada para comprender y generar lenguaje natural, lo que la hace extremadamente útil en aplicaciones de Microsoft.
Su modelo de lenguaje ofrece un abanico de capacidades para automatizar tareas, generar contenido y mejorar la colaboración en las aplicaciones de Microsoft 365 para trabajo moderno. Además, ha sido entrenado con miles de millones de palabras provenientes de diversas fuentes de información para lograr un asistente de alto nivel.
Para los equipos de trabajo, la tecnología de inteligencia artificial es una gran ayuda para alcanzar nuevos niveles de productividad y excelencia.
El Microsoft 365 Copilot permite interactuar con la inteligencia artificial de Chat GPT desde cualquier aplicación de la suite, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, entre otras. Esto permite hacerle preguntas, pedirle ayuda para la elaboración de proyectos, solicitarle la creación de contenidos y casi cualquier cosa que necesite.
La magia de Chat GPT radica en su capacidad para comprender el lenguaje humano y generar contenido pertinente.
Características clave y capacidades de la integración de Chat GPT en Copilot
La integración de ChatGPT en Microsoft 365 Copilot apoya la productividad, la creatividad y la eficiencia. Esto es gracias a las siguientes características y capacidades:
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Accesibilidad: el acceso a la IA es posible desde cualquier aplicación de Microsoft 365. Solo hay que hacer clic en el icono de Copilot de la barra de herramientas o en el menú contextual. Para hacerlo aún más simple, admite comandos de voz o un atajo de teclado.
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Flexibilidad: sus modelos de lenguaje permiten interactuar mediante texto, voz o imagen. Se le puede hablar, enviar una imagen para que la analice o la use como inspiración.
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Inteligencia: entiende el contexto, el propósito y la intención de una consulta y en función de ello genera respuestas coherentes, relevantes y útiles. Incluso puede generar imágenes complementarias con herramientas de IA como Dall.
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Personalización: la IA se personaliza de acuerdo a preferencias, necesidades y objetivos de quien interactúa con ella. Puede elegir el idioma, el tono, el estilo y el nivel de detalle.
Otra ventaja de Copilot para empresas es que automatiza tareas repetitivas, como la búsqueda de información y la organización de datos.
Pasos para configurar y activar la inteligencia artificial en Copilot
Configurar y activar la inteligencia artificial de Chat GPT en Copilot es simple. Aquí le dejamos un paso a paso:
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Debe tener instalada la última versión de Microsoft 365 en su dispositivo, ya sea Windows, iOS o Android.
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Una vez instalada, abra la aplicación que desea usar, como, por ejemplo Word, Excel, Outlook o PowerPoint.
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En la barra de herramientas, busque el icono de Copilot. Suele encontrarse en la esquina superior derecha de la pantalla o en el menú desplegable de la cuenta. Cuando haga clic, se abrirá una ventana emergente con el modo de chat de Copilot.
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Ahora debe cumplir la configuración inicial que incluye un mensaje de bienvenida, aceptar los términos y condiciones para el uso de la IA y elegir el idioma, entre otras herramientas de productividad para la visualización de la IA.
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Asegúrese de guardar los cambios antes de salir de la página de configuración para garantizar que la inteligencia artificial esté activada.
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Luego ya solo queda empezar a interactuar con la IA generativa y explorar las diferentes funcionalidades disponibles en Copilot.
Con estos simples pasos, se configura y activa la inteligencia artificial en Copilot para mejorar la productividad y la eficiencia en las tareas diarias de la compañía.
Ejemplos prácticos de uso en el flujo de trabajo diario y beneficios para las empresas
La integración de inteligencia artificial de Chat GPT con Microsoft 365 Copilot se convierte en un aliado para hacer las tareas diarias de una manera más fácil, eficiente y creativa.
A manera de asistente, puede redactar, revisar y corregir documentos, proponer ideas, optimizar los procesos internos y mejorar el soporte al cliente, entre otras funciones.
Algunos ejemplos prácticos sobre el uso en las empresas como asistente en las aplicaciones de Microsoft son:
Word
Utilice la IA para redactar, revisar, mejorar o traducir textos. Solicítele ayuda con la ortografía, la gramática, el estilo, la estructura, el formato u otra función. Mientras más lo use, descubrirá que la IA puede crear textos de alta calidad, en tiempo real y con un mínimo esfuerzo para las personas .
Excel
En las empresas el flujo de datos suele ser alto y Excel es un aliado para procesarlos y ordenarlos, pero requiere de tiempo, esfuerzo, dedicación y conocimientos. Con el Chat GPT-4 esto deja de ser un problema.
La razón es que admite la creación, visualización y análisis de datos. Además, permite compartir documentos tablas, gráficos y estadísticas. La IA contribuye a manejar los datos de forma eficiente, precisa y sencilla.
Por ejemplo, si necesita información sobre el rendimiento financiero de la empresa, la inteligencia artificial analizará, en minutos, grandes volúmenes de datos, identificará tendencias, patrones y generará un informe detallado sobre la información que suministre en Excel.
Outlook
No más bandejas de correos saturadas o mensajes sin leer ni responder.
Con la integración de estas tecnologías se pueden gestionar, organizar, optimizar y hasta automatizar el correo electrónico. Pídale que le sugiera respuestas, acciones, recordatorios, saludos, invitaciones y lo hará de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Por ejemplo, si el equipo de atención al cliente recibe consultas repetitivas por correo electrónico, con este asistente virtual tiene la opción de enviar respuestas automáticas inteligentes y precisas. Así, reduce los tiempos de espera y garantiza una atención rápida y eficiente, mejorando la experiencia del cliente.
PowerPoint
La IA fusionada con PowerPoint es útil para crear presentaciones profesionales, únicas y visualmente atractivas. Por ejemplo, puede hacer una presentación y solicitar su mejora dándole instrucciones puntuales para que lo haga justo como usted se lo imagina.
Teams
El trabajo en equipo es trascendental para el crecimiento empresarial. ¿Y si le decimos que con GPT-4 la integración de sus colaboradores será más simple y efectiva?
Esto es posible porque con la inteligencia artificial y Microsoft 365 Copilot su equipo participará de una manera más dinámica en chats y reuniones en Microsoft Teams, podrán compartir proyectos, dividir responsabilidades y usar recursos como memes, juegos, stickers y business chat que hacen que la rutina sea más activa, divertida y creativa.
Con estos recursos dinámicos la productividad será favorecida.
Consejos para optimizar la colaboración con la inteligencia artificial
Ya mencionamos que Copilot permite interactuar con la IA de forma natural y conversacional. Para aprovechar sus funciones al máximo, le recomendamos seguir estos consejos sobre cómo usar Copilot:
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Que las instrucciones sean claras: asegúrese de proporcionar instrucciones claras y específicas sobre lo que solicita. Mientras más información y precisión, mejor será la respuesta de Chat GPT.
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Hay que revisar y editar el contenido: aunque la inteligencia artificial genera contenido de alta calidad en tiempo real, es importante revisar y editar los resultados que arroja para que tengan coherencia. La IA debe ser una herramienta, no la base del trabajo.
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Practicar el entrenamiento continuo: mientras más se utilice el Chat GPT, mayor será el aprendizaje del software y, por lo tanto, cada vez sus respuestas se ajustarán más a las necesidades de la empresa. Para que esto ocurra, es imperativa la retroalimentación sobre la calidad de las sugerencias y correcciones. Así se afina su rendimiento.
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Explorar las funcionalidades: en Microsoft 365 Copilot hay una amplia gama de funcionalidades, para descubrirlas todas y usarlas correctamente con la IA se recomienda dedicar tiempo a explorar de lo que es capaz. Así, es necesario algún tiempo de exploración, aprendizaje y adaptación hasta que el personal mejore el flujo de trabajo.
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Colaboración humano-IA: la inteligencia artificial es una herramienta para facilitar el trabajo, no un reemplazo completo. La colaboración entre humanos y tecnología maximiza su potencial y asegura resultados óptimos.
Siguiendo estos consejos, podrá optimizar la colaboración con la inteligencia artificial de Chat GPT en Microsoft 365 Copilot para sacar provecho de sus capacidades.
Consideraciones de seguridad y privacidad en la integración de Copilot y ChatGPT
La integración de Copilot y ChatGPT ofrece un gran potencial para la productividad empresarial y la excelencia de los resultados. Sin embargo, es importante tener en cuenta las consideraciones de seguridad y privacidad asociadas a esta integración.
El que ChatGPT tenga acceso a los datos almacenados (incluyendo correos electrónicos, documentos y archivos) es una desventaja de Microsoft. Por ello, en la configuración hay que precisar que solo se permite acceso a la información estrictamente necesaria y revisar las políticas de seguridad de Microsoft para entender cuál es el uso de los datos.
Por otra parte, estos modelos de lenguaje son una ventana para la entrada de malware y phishing, por lo que hay que tener especial cuidado al descargar e instalar extensiones de terceros que integran ChatGPT.
Copilot: el asistente de Microsoft 365 que usa la IA de Chat GPT para impulsar empresas
Microsoft 365 Copilot es una herramienta revolucionaria que permite aprovechar el poder de la inteligencia artificial de Chat GPT para mejorar la productividad en las organizaciones.
Pero la magia de la herramienta de inteligencia artificial no ocurrirá por sí sola, es preciso familiarizarse con las capacidades de ChatGPT y establecer los objetivos que se esperan lograr al incorporar lo más nuevo en tecnología a los procesos diarios. Por supuesto, considerar la Ciberseguridad de la empresa.
Porque sabemos que la información de su organización es uno de sus activos más valiosos, en ne Digital le ayudamos a cuidar la seguridad de los datos cuando usa inteligencia artificial de Chat GPT con Microsoft 365 Copilot.
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