Copilot para Microsoft 365 es una herramienta innovadora que utiliza la inteligencia artificial de Chat GPT-4 para impulsar la productividad en la oficina. Como asistente, ayuda a realizar casi cualquier tarea con rapidez. Sumar este recurso tecnológico a una empresa marca un antes y un después.
Aunque es una herramienta simple e intuitiva, es normal que surjan dudas durante su uso. En especial para quienes son nuevos utilizando la magia de la inteligencia artificial (IA).
A continuación, daremos respuesta a 10 preguntas frecuentes sobre Copilot. Al final de este artículo, obtendrá todos los conocimientos para aprovechar al máximo sus funciones y convertirlo en el motor que necesita su organización para el trabajo moderno y el logro de objetivos.
1. ¿Cómo funciona Copilot en Microsoft 365?
Copilot para Microsoft 365 funciona combinando los Modelos de Lenguaje Grande (MLG) con los datos del flujo de trabajo de la empresa. Así, convierte las palabras en una herramienta de productividad.
Funciona de manera conjunta con aplicaciones de la suite que se utilizan a diario como: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, entre otras. Actúa como un asistente virtual que proporciona soluciones efectivas en tiempo real.
Como modelo de aprendizaje profundo, Copilot analiza el contexto del trabajo e incorpora información de forma constante. Es así como en cada acción estudia las preferencias de los usuarios para afinar sus respuestas y soluciones.
Todo esto lleva a ofrecer una asistencia personalizada que, además, se adapta a las necesidades de la compañía. Es como tener un empleado hecho a la medida de la empresa.
2. ¿Cuáles son las características clave de Copilot?
Como complemento inteligente de Office 365, Copilot posee características clave que lo convierten en una herramienta tecnológica única y poderosa. Son estas las singularidades más resaltantes:
- Accesible: permite la conexión desde cualquier aplicación de Microsoft 365. Admite comandos de voz y atajos de teclado. Además, se sincroniza con el usuario de Microsoft para guardar y compartir contenido con facilidad.
- Flexible: está diseñado para interactuar con un lenguaje natural a través de diferentes formatos, como imágenes, textos o voz.
- Inteligente: analiza contextos y aprende las sugerencias de los usuarios. Así, es capaz de identificar propósitos, intenciones de búsquedas y dar respuestas acordes a los intereses de la empresa.
- Experiencia personalizada: la IA de Copilot personaliza la experiencia del usuario. Mientras más se usa, es mayor su aprendizaje para brindar soluciones acordes a los objetivos de la compañía.
- Automatización de procesos: en el flujo de trabajo, identifica las tareas repetitivas para automatizarlas y así elevar el nivel de productividad.
- Multilingüe: Copilot puede entender y comunicarse en cinco idiomas: inglés, español, chino simplificado, francés y alemán. Sin embargo, la cantidad de idiomas puede variar de acuerdo a algunas especificaciones técnicas.
- Interactivo: además de generar contenido, tiene como característica el acompañamiento en los procesos creativos. Por lo tanto, admite preguntas sobre cualquier proyecto en el que esté trabajando. Aportará ideas, identificará errores y será una gran contribución para mejorar el contenido.
3. ¿Es seguro utilizar Copilot?
La Ciberseguridad no es negociable en el mundo empresarial. Así que, al incorporar la inteligencia artificial a los procesos, es normal que surja la pregunta sobre qué tan seguro es utilizarla.
Incorporar Microsoft Copilot para Microsoft 365 a los procesos sí es seguro. Cumple con las normas y regulaciones de protección de datos de Microsoft y, por lo tanto, solo utiliza los datos necesarios para funcionar, no los almacena y tampoco los comparte con terceros.
Además, los usuarios deciden los conjuntos de datos que comparten con Copilot y tienen la opción de borrar el historial de consultas en cualquier momento.
En otras palabras, toda la información que las empresas proporcionan a este modelo de lenguaje solo se emplea para generar contenido que sea relevante para la organización.
4. ¿Cómo se integra Copilot con otras herramientas de Microsoft 365?
Copilot para Microsoft 365 no es una herramienta independiente, se integra con otras aplicaciones de Microsoft 365. Así se aprovecha al máximo las funciones de Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, entre otras.
Veamos cómo usar Copilot con las aplicaciones más importantes de Microsoft 365:
- Word: en tiempo real y con una alta efectividad, Copilot redacta todo tipo de documentos, realiza revisiones ortográficas, elabora tablas, hace traducciones, entre otras funciones.
- Excel: es una potente herramienta para analizar hojas de cálculo. Genera fórmulas, datos, gráficos, tablas dinámicas y otros elementos.
- PowerPoint: con la IA de Microsoft es más sencillo crear presentaciones. Puede ayudar con ideas, para diapositivas únicas y creativas, con imágenes, animaciones, textos y otros elementos.
- Outlook: responder correos a tiempo, organizar la bandeja de entrada, filtrar los correos para tener siempre a la mano los más importantes, responder de forma automática, son solo algunas de las funciones que puede cumplir Copilot en Outlook.
- Teams: Copilot cumple una función importante para lograr una comunicación efectiva entre los miembros del equipo. Con Microsoft Teams se puede utilizar chats, llamadas, organizar equipos, dividir responsabilidades, entre otros.
5. ¿Puedo personalizar la experiencia con Copilot?
Sí, gracias al aprendizaje continuo, Microsoft 365 Copilot hace que la experiencia sea cada vez más personal. Su modelo de lenguaje se adapta a los gustos y preferencias de cada usuario.
De esta manera, ofrece respuestas y soluciones de acuerdo a las necesidades y objetivos de la organización. Para que la experiencia sea aún más personalizada se recomienda ajustar algunos aspectos de la configuración como:
- El idioma en que se desea que Copilot genere el contenido.
- El tono para las respuestas, puede ser formal, creativo, divertido, entre otros.
- Puede elegir entre una variedad de estilos, como, por ejemplo, académico, literario, periodístico, técnico.
- La longitud del contenido también es una opción. Se pueden solicitar respuestas, cortas, largas, medias, incluso definir la cantidad de palabras.
6. ¿Qué casos de uso específicos puede abordar Copilot?
Copilot para empresas es una función dentro de Microsoft 365 que contribuye a realizar las tareas de manera más eficiente, pero ¿en qué casos específicos puede aplicarse? A continuación, detallaremos algunos ejemplos:
Gestión de correos electrónicos y redacción de contenidos
Imagine que necesita redactar un email marketing para potenciales clientes. Desde Outlook el equipo de marketing comienza a redactar el correo y Copilot analiza el contexto en tiempo real y sugerirá el asunto, la estructura, revisará fallas de ortografía, entre otros aspectos que le permiten tener un resultado de alto nivel.
Creación de presentaciones
Ideemos un caso con una empresa de ingeniería de software. Uno de sus ingenieros necesita hacer una presentación para un nuevo proyecto de desarrollo de una aplicación móvil.
Desde PowerPoint selecciona Copilot y en el cuadro de mensajes solo debe escribir el siguiente promt: " Actúa como un ingeniero de software creando una presentación sobre un nuevo proyecto de desarrollo de una aplicación móvil para una empresa de (agregas aquí la empresa)".
Copilot generará un borrador de presentación con diapositivas, imágenes, textos y notas basados en la solicitud, luego solo hay que ir ajustando de acuerdo a las necesidades de la empresa y listo.
Análisis de datos en Excel
Supongamos que en una empresa de venta de juguetes online necesitan analizar el rendimiento de las ventas por categoría, región y mes.
Si cuentan con un archivo de Excel con los datos como el precio, la cantidad, la fecha, la categoría y la región, solo tienen que ir al panel de chat de Copilot y pedir que muestre las ventas totales por categoría en un gráfico de barras.
Copilot mostrará una sugerencia de gráfico de barras con los datos de las ventas totales por categoría, y dará la opción de insertarlo en la hoja de cálculo o modificarlo.
Estos son solo algunos ejemplos de cómo Copilot en los Servicios de Microsoft puede mejorar la productividad en diferentes áreas de trabajo. Es preciso explorar todas sus funcionalidades.
7. ¿Cómo acceder al soporte técnico para Copilot?
El acceso de soporte técnico depende del tipo de licencia de Microsoft. Aquí lo explicamos:
- Con una suscripción de Microsoft 365, Empresa Estándar, Empresa Premium, E3 o E5, puede enviar una solicitud de soporte desde el centro de administración de Microsoft 365 o llamar al número de teléfono que le proporcionaron al momento de la suscripción.
- Con una suscripción de Microsoft 365 A3 o A5, puede ponerse en contacto con su representante de ventas.
- Para dudas o problemas relacionados con la accesibilidad de Copilot, puede contactar con el Answer Desk Accesibilidad de Microsoft. Le ofrecerá asistencia en varios idiomas y modalidades.
8. ¿Cuál es el costo de utilizar Copilot?
Copilot para Microsoft 365 tiene planes con diferentes precios:
- Plan individual: tiene un costo de $30 mensuales y permite 100 horas de uso.
- Plan de empresas: tiene un costo $40 mensuales por usuario y un tiempo ilimitado de uso.
- Prueba gratuita: Incluye 30 días de prueba con 100 horas de uso sin ningún costo.
9. ¿Cuáles son las actualizaciones futuras planeadas para Copilot?
La IA generativa da pasos gigantes y esto no es una desventaja para Microsoft, Copilot para Microsoft 365 desde su última actualización plantea innovaciones tecnológicas para el futuro. Estas son las más resaltantes:
- La incorporación del último modelo de OpenAI, GPT-4 Turbo.
- Capacidad de crear imágenes con un modelo DALL·E 3.
- La expansión estratégica de Copilot al ámbito educativo.
- La integración de Copilot con Windows Copilot y así acceder a Copilot desde cualquier dispositivo Windows3.
10. ¿Es Copilot compatible con dispositivos móviles?
Sí, Copilot para Microsoft 365 es compatible con dispositivos móviles Android e iOS, pero para poder usarlo deben estar instaladas las aplicaciones de Microsoft 365.
Así, es posible usar sin problemas herramientas como PowerPoint, Word, Excel, Outlook y Teams en los dispositivos móviles.
Copilot: un aliado inteligente para el éxito empresarial
Copilot Pro es una herramienta de inteligencia artificial que se convierte en un aliado para el éxito empresarial, porque ayuda a aumentar la productividad y ahorra tiempo y esfuerzo en las tareas cotidianas.
Facilita la colaboración y comunicación entre los miembros de un equipo, al mismo tiempo que garantiza la seguridad al cumplir con altos estándares de protección de datos.
Si desea incorporar la IA responsable a su empresa, le ofrecemos el acceso a una oferta conjunta de servicios completos y lo orientamos para que pueda sacar el máximo provecho. Para saber más, puede acceder desde aquí a los Servicios Gestionados Microsoft 365 con ne Digital y, experimente de una manera segura el uso de las nuevas tecnologías.
