Área de cumplimiento normativo en una empresa: ¿Cómo garantizar su éxito?

En el entorno empresarial, el cumplimiento normativo se presenta como un elemento ineludible: uno capaz de definir qué tan bien se atienen las organizaciones a sus obligaciones legales y qué tan efectivas son en el cumplimiento de las regulaciones y estándares correspondientes a su sector.

Las consecuencias de hacer caso omiso de este factor son varias, y pueden ir desde la pérdida de talento humano, hasta la obtención de problemas legales que afecten el desarrollo de la compañía en el corto, mediano o largo plazo.

No obstante, no se trata de un factor únicamente negativo, ya que tener buenas prácticas relacionadas con el cumplimiento normativo contribuye al funcionamiento adecuado de los procesos, ofrece una ventaja competitiva y mantiene en altos niveles la reputación de la empresa.

A lo largo de este texto le mostraremos cómo puede organizar el área de cumplimiento de su empresa, cómo mejorar los procesos intrínsecos a ella y las mejores prácticas que garantizarán su éxito en esta tarea.

Estructura y organización del Área de Cumplimiento

A continuación le presentamos la mejor forma de estructurar un programa de compliance eficaz que permita optimizar las normas de cumplimiento en su empresa.

• Determine las normativas aplicables a su negocio: Obtenga asesoría de expertos como los de ne Digital y delimite en el entorno regulatorio en el que se encuentra su negocio.
• Designe responsabilidades: Defina qué responsabilidades tiene cada colaborador en su lugar de trabajo dentro del Área de Cumplimiento. Designar un oficial de cumplimiento en este caso será indispensable.
• Establezca una jerarquía: Cree un sistema que favorezca una gestión de cumplimiento efectiva, en la que tanto la alta dirección como los colaboradores comprendan el proceso que debe llevarse a cabo.
• Capacite a sus empleados: Ofrezca programas de capacitación que fomenten una cultura de cumplimiento y mantengan al día a los colaboradores respecto a la responsabilidad penal, la gestión de riesgos y demás aspectos asociados al programa de cumplimiento.

Implementación de procesos y políticas de cumplimiento

Parte esencial del éxito de esta área es que se implementen procesos y políticas internas capaces de fomentar la conformidad normativa. A continuación le mostramos cómo hacerlo.

Desarrollo de Políticas de Cumplimiento

Algunas estrategias que puede poner en práctica para desarrollar políticas alineadas al cumplimiento normativo son:

• Realizar un análisis de riesgos para determinar las áreas de mayor impacto y relevancia en términos de cumplimiento.
• Redactar políticas claras y comprensibles para todos los colaboradores, evitando contradicciones y conceptos confusos.
• Asegurar que el gobierno corporativo, la cultura empresarial y las políticas estén alineados en un mismo sentido.
• Incluir un código de conducta y un código ético que defina el comportamiento que deben tener todos los colaboradores y líderes.
• No minimizar el valor del cumplimiento en Ciberseguridad y privacidad. La norma ISO 27001 puede ser un excelente referente en este sentido.

Integración de procesos de cumplimiento en operaciones empresariales

Para integrar de manera efectiva los procesos del cumplimiento en las operaciones diarias de la empresa tenga en cuenta lo siguiente:

• Permita que cada departamento de la empresa elija un representante encargado de revisar los procesos del área que le corresponda.
• Junto a cada representante, analice los procesos actuales e identifique áreas en las que estos ameriten un seguimiento normativo más minucioso.
• Establezca protocolos específicos para verificar y validar que cada proceso operativo se esté desarrollando acorde con las políticas previamente establecidas.
• Defina canales de comunicación que permitan a los colaboradores reportar cualquier eventualidad o discrepancia entre los procesos operacionales y las normas de cumplimiento.

Monitoreo y evaluación continua

Desde luego, en la gestión del cumplimiento normativo ningún proceso o política está exento de necesitar mejoras o actualizaciones. Para ello, es esencial realizar monitoreos y evaluaciones continuas.

Herramientas de monitoreo automatizadas

Las herramientas de monitoreo le permitirán identificar en tiempo real si existe un incumplimiento normativo o si hay elementos que deben ser tratados con prontitud.

En ese sentido, la implementación de Azure Compliance como herramienta para el CMMC (Cybersecurity Maturity Model Certification) puede ser de gran utilidad al traer consigo múltiples beneficios como:

• Realizar auditorías internas en temas de Ciberseguridad.
• Verificar y priorizar el tratamiento y protección de los datos personales para garantizar la seguridad de la información.
• Manejar un sistema de controles internos mucho más efectivo.
• Identificar amenazas digitales que podrían poner en riesgo el sistema de gestión de compliance.

Evaluación regular del desempeño del Área de Cumplimiento

Aplicar las siguientes estrategias le ayudará a evaluar que el Área de Cumplimiento esté funcionando adecuadamente:

• Definir Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) específicos para medir el desempeño de esta área.
• Fomentar una cultura de cumplimiento en la que todos los colaboradores estén dispuestos a identificar puntos de mejora de manera proactiva.
• Establecer protocolos de actuación bien definidos con los que se puedan realizar los ajustes y mejoras en los procesos sin confusiones.
• Realizar auditorías internas de forma regular para evaluar la efectividad de los procesos y de las políticas de cumplimiento vinculadas a estos.

Cumplimiento normativo: un pilar en el mundo empresarial

Sin lugar a dudas, el cumplimiento normativo es uno de los pilares más importantes para cualquier empresa, pues no solo evita sanciones y multas por parte de las autoridades pertinentes, sino que además crea un entorno en el que el talento humano se siente cómodo y seguro, mientras el usuario final consigue una mejor experiencia.

Las recomendaciones que le hemos presentado en este artículo, que van desde desarrollar políticas claras hasta utilizar herramientas de monitoreo, serán parte vital de este proceso y contribuirán al éxito del programa de cumplimiento.

En ese sentido, en ne Digital contamos con una amplia variedad de soluciones que le ayudarán a cumplir con los requisitos legales de su organización en materia de Ciberseguridad y a mejorar la conformidad normativa.

Asimismo, también disponemos de servicios TI para la Banca de Inversión que le permitirán estar al día de sus responsabilidades y obligaciones legales en cuanto a protección de información.