Microsoft 365 es una suite de herramientas en la nube que permite mejorar la productividad laboral y la eficiencia de las empresas al promover la colaboración. Es un servicio con ventajas innegables, pero ¿qué hay de las desventajas de Microsoft 365 y que necesita considerar?
Esta línea de servicios de Microsoft incluye las aplicaciones más destacadas de Office, junto con servicios inteligentes en la nube, gestión de dispositivos y soluciones de seguridad avanzadas.
Se trata de un servicio de suscripción que brinda acceso a las últimas herramientas de productividad de Microsoft. Cuenta con planes para uso personal, hogares, pequeñas y medianas empresas, grandes compañías, escuelas y ONG.
Con esta suite de herramientas muy completas, sus trabajadores pueden acceder y colaborar con otras personas, así como compartir información y contenido relevante desde cualquier ubicación. Está pensada para facilitar el trabajo en equipo de los miembros de su organización, ayudando a simplificar una larga lista de tareas cotidianas.
Ahora bien, aunque esta solución tiene numerosas y notables ventajas, como cualquier otra herramienta potente del mercado, puede presentar desafíos en su implementación y uso.
En este artículo pondremos en la balanza las desventajas de Microsoft 365 junto con sus puntos positivos. De esta forma podrá tener todos los elementos en consideración antes de implementar esta solución en su empresa.
Retos al emplear Microsoft 365: ¿Qué tiene en contra y qué a favor?
Las desventajas de Microsoft 365 se pueden resumir en tres principales:
1. Puede tener un costo más alto que otras soluciones
Microsoft 365 es una solución completa y aunque suscribirse a Office suele resultar económico para la mayoría de las empresas, debe evaluar si es la opción adecuada para su negocio.
En ocasiones, existen alternativas de presupuesto, como opciones de gasto de capital (Cap-Ex) frente a gasto operativo (Op-Ex); o su empresa puede tener una naturaleza estacional donde las tarifas recurrentes puedan suponer restricciones presupuestarias.
Sin embargo, Microsoft Office es la solución más integral, por lo que el precio más elevado en la mayoría de las ocasiones está justificado por el uso que las empresas pueden hacer de ella y los beneficios que pueden obtener.
2. Requiere de apoyo experto para sus nuevas versiones
Otra desventaja de Microsoft 365 es que implementa regularmente actualizaciones y nuevas funciones. Esto puede ser beneficioso para empleados con habilidades tecnológicas que se adaptan rápidamente a los cambios.
Sin embargo, si su fuerza laboral tiene dificultades para adaptarse a los cambios, Microsoft 365 puede presentar desafíos, pero que de igual manera, pueden solucionarse contando con apoyo experto de manera interna o externa.
3. Posibles errores de compatibilidad en sistemas antiguos
La incompatibilidad con sistemas antiguos puede ser una desventaja al implementar Microsoft 365. Aunque Microsoft ofrece actualizaciones continuas con características avanzadas, estas suelen ser compatibles únicamente con dispositivos capaces de manejar software sofisticado.
Si sus sistemas no son compatibles con Office 365, existen opciones para evitarlo, pero pueden ser costosas y requerir mucho tiempo. Puede actualizar cada sistema a una versión más reciente con las ventajas de Microsoft Windows o adquirir nuevos sistemas.
Además, es posible que tenga clientes o trabaje con empresas que no utilizan sistemas en la nube o que utilicen un software diferente.
Para abordar este inconveniente, Office 365 proporciona Office Online. Esta es una herramienta que permite a los usuarios de terceros acceder a funciones básicas como visualizar y editar documentos, sin necesidad de suscribirse a un plan completo.
Ventajas de Microsoft 365 como solución integral
Ahora que ya conoce las desventajas de Microsoft 365 y sus posibles limitaciones, le mostraremos las 5 ventajas que respaldan a esta solución a pesar de sus desafíos.
1. Es rentable
Dependiendo del número de usuarios en su oficina, Office 365 puede resultar más económico en términos de licencias.
Con el modelo de suscripción, recibirá actualizaciones automáticas, evitando la necesidad de pagar por un nuevo software cada que vez que Microsoft lance una nueva versión.
Además, al pagar por usuario, solo estará pagando por los recursos que realmente está empleando.
2. Ofrece una unidad de almacenamiento
Cada usuario tiene acceso a OneDrive, que ofrece opciones de almacenamiento en la nube de hasta 1 terabyte por usuario, dependiendo del nivel de servicio. Gracias a sus funciones de permisos, es posible compartir y sincronizar archivos de manera limitada.
Además, si los usuarios quieren más espacio de almacenamiento, también pueden adquirir capacidad adicional.
3. Facilita el trabajo remoto
Office 365 permite el acceso de forma remota a todos los dispositivos utilizados en el trabajo, eliminando la necesidad de estar físicamente en la oficina.
Gracias a que los archivos y programas se almacenan en la nube, esta herramienta permite trabajar de manera continua con conexión a internet. Esto beneficia especialmente a los colaboradores remotos o que viajan con frecuencia, puesto que los mantiene actualizados sin complicaciones.
4. Ofrece seguridad avanzada
El nivel avanzado de seguridad de Microsoft 365 es una característica que proporciona una capa adicional de protección contra amenazas sofisticadas que podrían estar presentes en correos electrónicos, archivos y archivos adjuntos.
Además, los usuarios tienen acceso a funciones de seguridad adicionales, como la autenticación multifactor, que fortalece aún más la protección de sus datos.
5. Es escalable
Al igual que cualquier servicio basado en la nube, Microsoft 365 ofrece la posibilidad de escalar su empresa desde solo un usuario hasta aproximadamente 300 usuarios. Esto significa que a medida que su negocio crece, la herramienta se adaptará para satisfacer sus necesidades en expansión.
Desventajas de Microsoft 365: ¿tienen más peso que sus ventajas?
Ahora que ya hemos analizado las posibles desventajas de Microsoft 365, verá con mayor claridad que si bien esta suite de herramientas en la nube ofrece muchas ventajas, es esencial considerar los desafíos antes de adoptarla en su organización.
Problemas de compatibilidad, adaptación al cambio constante y consideraciones de costos, son algunas de las desventajas potenciales que pueden surgir al utilizar Microsoft 365.
Sin embargo, es importante destacar que estas desventajas no son necesariamente universales y pueden variar según las necesidades y características de cada empresa.
Lo que puede representar un desafío para una organización, puede ser una ventaja para otra, por lo que es fundamental evaluar las circunstancias específicas de su empresa y considerar si algunos puntos en contra pueden afectar o no sus operaciones y objetivos.
En última instancia, la elección de adoptar o no Microsoft 365 debe basarse en un análisis exhaustivo de los pros y los contras, así como una comprensión clara de las necesidades de su organización.
Para esto último, tanto la realización de pruebas piloto como contar con el apoyo de expertos, puede ser altamente beneficioso para evaluar de manera precisa el impacto que Microsoft 365 puede tener en su empresa.¿Desea conocer cómo en ne Digital podemos orientarlo en la decisión de implementar esta suite de herramientas? ¡Contáctenos!
