El Due Diligence (debida diligencia) es un proceso de investigación y verificación de información que se realiza antes de tomar una decisión importante, como, por ejemplo, la adquisición de una empresa o la inversión en un proyecto.
El objetivo es recopilar y analizar la información financiera, legal y técnica para evaluar el riesgo y el potencial de rendimiento de la inversión a largo plazo.
Generalmente, el Due Diligence se realiza por un equipo de expertos que incluye abogados, contadores y analistas financieros. No obstante, en los últimos años, expertos en tecnología han empezado a involucrarse en este proceso, ya que su aplicación también se ha extendido al área de TI (tecnologías de la información).
Considerando que la tecnología está presente en todos los rincones de la vida de las personas y empresas, el IT Due Diligence se ha consolidado como un proceso clave para que los negocios puedan ejecutar proyectos basados en datos sólidos e información relevante para sus intereses y el contexto en el que se encuentran.
¿Qué es el IT Due Diligence?
El IT Due Diligence es una forma específica de Due Diligence que se enfoca en evaluar la infraestructura tecnológica y los sistemas informáticos de una empresa.
El objetivo es asegurarse de que la tecnología existente es adecuada para el negocio y que cumple con los estándares de seguridad y cumplimiento requeridos.
El IT Due Diligence también puede incluir una evaluación de la capacidad de la empresa para adaptarse a los cambios tecnológicos futuros. El proceso puede involucrar a especialistas en tecnología, seguridad y cumplimiento (compliance), así como a consultores externos.
Por ejemplo, llevar a cabo acciones de IT Due Diligence antes de concretar la compra de una empresa y firmar un acuerdo o sociedad, es un factor que ayuda a determinar si esta decisión es, en definitiva, la mejor alternativa para la organización en términos de costos, retorno de inversión, rentabilidad o cualquier otro factor de importancia.
Tipos de Due Diligence
Existen varios tipos de due diligence, cada uno enfocado en diferentes aspectos de la empresa objetivo:
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Due Diligence Financiero: Evalúa los estados financieros, flujos de caja y proyecciones financieras para determinar el valor de la empresa y su viabilidad económica.
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Due Diligence Legal: Analiza los aspectos legales, como contratos, litigios y cumplimiento normativo.
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Due Diligence de Recursos Humanos: Examina la estructura organizativa, contratos laborales y políticas de recursos humanos.
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Due Diligence de Tecnologías de la Información: Evalúa la infraestructura tecnológica y sistemas informáticos, asegurando que cumplen con los estándares de seguridad y eficiencia.
Propósito e importancia de esta metodología en el área de TI
Una vez que se conoce el concepto del IT Due Diligence y cómo puede ser usado con el objetivo de reducir sustancialmente los riesgos de operaciones de negocios, compras o adquisiciones en cualquier organización, explicaremos el propósito que tiene esta herramienta en términos de eficiencia y optimización de procesos.
Es importante tener en mente que el IT Due Diligence es una actividad destinada a identificar las fortalezas, oportunidades y riesgos potenciales que se derivan del soporte y coyuntura tecnológica.
Con esto en consideración, veamos cuál es la verdadera importancia de la metodología en el área de TI.
Evaluación de riesgos
El IT Due Diligence permite identificar los riesgos tecnológicos asociados con una inversión o adquisición, como problemas con la infraestructura o sistemas obsoletos, y ayuda a tomar decisiones informadas sobre cómo manejar dichas amenazas.
Esto quiere decir que, gracias a esta metodología, las organizaciones tienen en su control los mecanismos para analizar sus procesos de tecnología e información con el objetivo de identificar potenciales riesgos que afecten las operaciones.
Cumplimiento
El IT Due Diligence puede ayudar a garantizar que una empresa cumple con los estándares de seguridad y cumplimiento necesarios, como, por ejemplo, el Reglamento General de Protección de datos de la Unión Europea.
Gracias al establecimiento de políticas internas y la contextualización íntegra de las normativas gubernamentales e internacionales, las empresas pueden garantizar el cumplimiento normativo de Ciberseguridad y buenas prácticas para evitar errores y procesos ineficientes.
Además, proporciona mayor transparencia para ambas partes, llevando la información de cada una de las organizaciones para considerar todos los factores durante las negociaciones.
Identificación de oportunidades
El IT Due Diligence puede ayudar a identificar sinergias u oportunidades para mejorar la eficiencia y la competitividad de una empresa a través de la implementación de nuevas tecnologías o procesos.
Conociendo las debilidades de los procesos de TI, las empresas pueden encontrar áreas de oportunidad para ser explotadas antes, durante y después de las negociaciones.
Asimismo, es posible ver los aspectos resaltantes de cada una de las organizaciones y tomar mejores decisiones para alcanzar el máximo potencial.
Valoración
El IT Due Diligence puede ayudar a determinar el valor real de una empresa o proyecto, ya que los activos tecnológicos pueden tener un gran impacto en el rendimiento financiero de una empresa.
De esta forma, las negociaciones se harán con mayor transparencia y considerando los valores reales de cada uno de los proyectos o aspectos de la empresa, con el fin de llevar justicia a las operaciones logísticas y económicas para obtener las rentabilidades esperadas.
En resumen, la IT Due Diligence es un proceso crucial para garantizar la seguridad, el cumplimiento y la sostenibilidad de una empresa, así como para identificar las oportunidades de mejora y para una valoración adecuada de una empresa o proyecto.
Elementos esenciales y cómo llevar a cabo este proceso
La debida diligencia o Due Diligence en TI es un proceso extenso y complejo que requiere la presencia de muchos elementos para funcionar correctamente con base en los intereses de la organización.
A continuación, mostraremos un checklist de los aspectos que deben hacer parte de cualquier metodología de este estilo.
Elementos del IT Due Diligence
Considerando las fusiones y adquisiciones basadas en procesos de IT Due Diligence deben contener diversos factores como, por ejemplo:
1. Evaluación de la infraestructura
Aquí debe observarse el organigrama general de la organización y el personal que sostiene las operaciones.
En este elemento, los líderes departamentales evaluarán y calificarán su experiencia en la dirección, el historial, acciones de delegación y la toma de decisiones.
Asimismo, es importante considerar los contratos de la fuerza laboral dentro de TI, los costos salariales y elementos claves para seguir la infraestructura y obtener el mejor desempeño posible.
2. Análisis de los procesos de negocios y arquitectura tecnológica
El proceso de IT Due Diligence estará centrado en este elemento en el análisis de la interacción entre la arquitectura tecnológica disponible en la empresa con el fin de reconocer cómo cada pieza contribuye a la productividad comercial.
Esto incluye el estudio de gestión de clientes, onboarding, pagos, atención al cliente y todos los factores apoyados en tecnología de cara a la comercialización.
3. Procesos tecnológicos en marcha
Este factor le permite al IT Due Diligence analizar a la organización para identificar cómo crece y se ajusta en relación a su mercado, los competidores y las exigencias de los clientes.
Para ello, es necesario considerar:
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Nivel de atención y recursos enfocados en la tecnología futura e implementaciones pensando en el crecimiento general;
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Procesos y protocolos de almacenamiento de datos utilizados y mecanismos de procesamiento de información obsoletos o improductivos;
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Punto de equilibrio establecido entre el presupuesto y los gastos de acuerdo con el mantenimiento tecnológico e implementaciones para adaptarse a los requerimientos del mercado.
4. Procesos de gestión de la información
El IT Due Diligence debe considerar cómo la organización gestiona, transfiere, asegura y usa los datos para alcanzar los objetivos del cliente y permitir el desarrollo empresarial.
Para este fin, es importante tomar en cuenta:
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Nivel de recopilación de datos de los clientes;
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Utilización de la información para mantener y gestionar el relacionamiento con usuarios;
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Tipos de datos para generar procesos escalables en la empresa, centrados en el producto y los requerimientos del mercado;
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Eficiencia en la captación, modificación, almacenamiento, transmisión y tratamiento de datos.
5. Herramientas y procesos de Ciberseguridad
Considerando que el IT Due Diligence está centrado en el software, los protocolos, la propiedad intelectual y las prácticas de Ciberseguridad, es necesario analizar los siguientes elementos:
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Configuración de protocolos de seguridad;
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Medios de prevención contra intrusiones;
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Influencia de los errores humanos en los sistemas tecnológicos y áreas más vulnerables;
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Métodos de gestión de la formación de colaboradores para mejorar las prácticas de seguridad de datos.
La revisión de cada uno de estos elementos del IT Due Diligence dan como resultado una visión amplificada del estado del área de tecnología de la información.
¿Cómo llevar a cabo un proceso de IT Due Diligence?
En lo referente al método en concreto de implementación de esta metodología en cualquier organización, es necesario comprender las 5 etapas del proceso de Due Diligence en TI.
1. Verificación de la visión del proyecto
En la primera etapa, es necesario comprobar que la visión de los proyectos y la gestión estratégica, así como los objetivos, estén alineados entre sí.
El proceso del IT Due Diligence debe estar muy bien definido con el propósito de mejorar la comunicación y la difusión de la información en todas las etapas y con todos los integrantes para garantizar entregas a tiempo.
Con el fin de obtener los mejores resultados, es crucial contar con la guía experta de organizaciones con experiencia en diversas industrias y con tecnologías de Ciberseguridad y de computación en la nube para ofrecer soporte de TI en cualquier momento que se necesite.
2. Identificación de riesgos
Para la segunda etapa, se necesita implementar el desarrollo de una lista de elementos relacionados con la tecnología disponible en la empresa objetivo e identificar factores de éxito y de riesgo.
Los puntos críticos a considerar son:
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Personal y organización de TI;
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Estrategia general;
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Aplicaciones y herramientas desplegadas;
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Arquitectura e infraestructura de TI;
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Datos financieros del área de TI;
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Cumplimiento y gobernanza de datos;
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Evaluar cómo se recopilan, almacenan y utilizan los datos personales y empresariales.
Con el fin de asegurar esta etapa y garantizar la mejor fuente de datos, una auditoría de TI permite obtener información clave sobre la infraestructura tecnológica y de información en las áreas necesarias para ser optimizada.
3. Análisis y evaluación de riesgos
Lo siguiente es llevar a cabo una evaluación de los riesgos, tomando en cuenta todas las incongruencias en las organización a nivel de operación y tecnología que puedan afectar negativamente las negociaciones.
Lo más importante en esta etapa es realizar el análisis de la información relevante para evaluar los riesgos y oportunidades. identificar aquellos costos derivados de estos riesgos para crear estrategias que permitan reducirlos o mitigarlos completamente, creando planificaciones integrales y efectivas.
4. Evaluar oportunidades
Una vez analizados los riesgos de la empresa objetivo, el IT Due Diligence debe ejecutar una evaluación de los puntos en común entre las organizaciones para comprobar aspectos como:
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Procesos similares de TI;
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Existencia de políticas e infraestructuras en común;
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Culturas organizacionales, especialmente, aquellas enfocadas en la innovación y generación de valor.
Para cumplir con este propósito, es valioso implementar un proceso de diseño y gestión de arquitectura a través de un equipo experto que pueda desarrollar un debido proceso y lidiar con las diferentes etapas para diseñar la mejor estructura.
5. Informe de IT Due Diligence
La última etapa del proceso de IT Due Diligence es la creación de un informe que vincule los objetivos con los resultados.
Los profesionales en esta fase deben mostrar cuáles son sus consideraciones, descubrimientos y puntos de vista para brindar recomendaciones que permitan direccionar al equipo en la toma de decisiones y en la generación de estrategias que beneficien la integración.
Este documento debe contener:
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Resumen de la empresa objetivo;
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Contexto de las negociaciones;
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Metodología de investigación utilizada;
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Problemas, riesgos, impactos potenciales, costos, alternativas y soluciones recomendadas.
Este informe debe proporcionarle a todos los profesionales dentro y fuera del área de TI un contexto claro de la realidad del proceso para aumentar las posibilidades de éxito.
Conclusión
El proceso de due diligence es crucial para la toma de decisiones estratégicas en la adquisición de empresas y otros proyectos importantes. A través de un análisis exhaustivo de la información financiera, legal y tecnológica, se puede garantizar una inversión segura y rentable a largo plazo. En última instancia, el informe final de due diligence proporciona una visión integral de la empresa objetivo, ayudando a identificar deal breakers y asegurando que las decisiones se basen en datos sólidos y relevantes. La correcta implementación de la metodología IT Due Diligence le facilita a las organizaciones conocer a profundidad los detalles, elementos, estrategias y procesos de tecnología llevado a cabo por empresas objetivo con el fin de comprender en su totalidad los factores esenciales durante iniciativas de negociación.
La due diligence, con su enfoque meticuloso y multidisciplinario, es una herramienta invaluable para cualquier organización que busque crecimiento y sostenibilidad en el dinámico entorno empresarial actual, ya sea en España, Colombia o cualquier otro lugar.
Para tener éxito en esta misión, es vital contar con la asesoría y experticia de profesionales que puedan garantizar las mejores prácticas en cada etapa y las metodologías correctas a la hora de evaluar, analizar, auditar y proporcionar los informes finales.
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