Legal tech compliance es un término utilizado en el ámbito legal, cuyo origen de debe a la fusión estratégica entre los objetivos de las Legaltech y las demandas del compliance, presentándose como una solución tecnológica invaluable para bufetes de abogados y profesionales del Derecho.
Este enfoque no solo busca mantener la vigencia y sostenibilidad de los modelos de negocio, sino que también es un baluarte del cumplimiento normativo. En este horizonte convergente, la tecnología y la legalidad coexisten y se potencian mutuamente, abriendo nuevas sendas hacia un futuro jurídico más eficiente, actualizado y conforme a los más altos estándares éticos.
La inminente transformación tecnológica no tardará en convertirse en una parte fundamental del mercado jurídico a nivel mundial. Es inevitable este cambio, conforme el avance tecnológico se extiende, marcando el camino hacia una integración más amplia e imprescindible en el panorama legal global.
En este contexto, es esencial reconocer que las organizaciones en el ámbito legal, que busquen mantenerse al día con las nuevas tecnologías, deben iniciar la transición hacia este sistema para no quedarse rezagadas. La adopción proactiva se convierte no solo en una opción estratégica, sino en una necesidad urgente para asegurar la relevancia y eficacia en un entorno legal en constante evolución.
Para ello, en este artículo le mostraremos qué es el compliance legal y el Legal tech compliance y también, de cómo puede implementarlos en su empresa o equipo de trabajo.
¿Qué son las Lawtechs y las Legaltechs?
Las Lawtechs y Legaltechs son startups que tienen como objetivo principal ofrecer soluciones tecnológicas orientadas a optimizar los procesos legales implícitos en la gestión y ejercicio del Derecho y de la ley.
Ambos términos provienen del inglés y comparten un significado muy parecido. Puesto que, mientras el primero se traduce al español como “tecnología de la ley”, el segundo lo hace como “tecnología legal”.
No obstante, a pesar de su similitud semántica y del parecido que ambas palabras tienen en la práctica, las funciones y aplicaciones de cada una les confieren significados distintos.
Las Lawtechs son, en esencia, sistemas digitales con un gran alcance para el público general. Permiten que el ciudadano común, personas jurídicas y empresas puedan obtener asesoría jurídica o facilitar sus trámites legales, muchas veces, sin necesidad de contratar un abogado.
En cambio, las Legaltechs, se presentan como un sistema de gestión que permite a los abogados o despachos de abogados automatizar tareas, agilizar procesos y, con ello, evitar riesgos legales mientras aumentan su productividad.
¿Quién puede crear una Legaltech?
Si bien una Legal tech compliance suele ser producida por startups, esto no es una regla. De hecho, basta con que una empresa constituida y que, además, tenga los conocimientos y el personal para ello, decida hacerlo.
Sin embargo, existen una serie de elementos humanos que, por la naturaleza de estos sistemas, no pueden faltar en su desarrollo. En ese sentido, podemos mencionar a:
- Abogados,
- abogados del Derecho digital,
- desarrolladores y programadores,
- ingenieros informáticos,
- expertos en Ciberseguridad,
- profesionales en gestión y negocios.
Aunque debido a la complejidad de estas plataformas, ninguno de los mencionados podrá poner en marcha una legal tech compliance por sí solo, si puede elaborar estrategias que le permitan contar con el equipo adecuado, y crear lo que, en esencia, sería una startup: una pequeña empresa con grandes soluciones tecnológicas.
¿Cuál es la relación entre la tecnología legal y el cumplimiento?
Si entendemos qué es el compliance (cumplimiento) como el conjunto de acciones dentro de una empresa, que fomenta buenas prácticas y crea políticas capaces hacer cumplir las regulaciones y normativas legales que giran en torno a sus actividades, no es difícil establecer la relación entre ello y la tecnología legal (Legaltech):
Las Legaltech, en su mayoría, se aseguran de ofrecer herramientas que propicien el cumplimiento normativo no solo a través de software de automatización previamente diseñados, sino también, a través de la posibilidad de adaptar el software a las políticas y cultura organizacional.
De esta manera, todo el equipo de trabajo puede completar sus tareas acordes a las normas establecidas previamente por la empresa que deberían estar estrechamente ligadas a sus regulaciones y exigencias legales. Mientras, a su vez, identifican lo que podrían ser futuros inconvenientes y hacen una buena gestión de riesgos.
Así, podemos definir al Legal tech compliance como un sistema capaz, entre otras cosas, de:
- Optimizar el trabajo de los profesionales del ámbito jurídico.
- Ahorrar tiempo y gestionar actividades tediosas.
- Reducir al mínimo la posibilidad de que la organización tenga incumplimientos.
- Evitar problemas de responsabilidad penal.
- Priorizar la protección de datos personales.
- Automatizar la emisión de documentos.
¿Cómo implementar en la práctica?
Si bien, para la implementación de un Legal tech compliance lo más importante es su adquisición, a continuación le dejamos una serie de pasos que le ayudarán a integrarlo con éxito en su organización.
1. Definir las normas y políticas
Debe identificar y comprender las normativas que representan el funcionamiento de su organización. Además, debe definir claramente cómo estas se aplicarán a los procesos de gestión para garantizar que el cumplimiento siempre esté presente.
En este sentido, el gobierno corporativo de su organización será un gran aliado.
2. Seleccionar el software adecuado
Es fundamental que, tras una previa investigación, seleccione las herramientas de Legaltech que más se adapten a las necesidades de su empresa. Para ello, también tendrá que haber identificado previamente qué aspectos de su organización necesitan mayor atención en el entorno legal.
3. Personalizar
Desde luego, tras haber adquirido su software, será momento de configurarlo con todos esos aspectos de su empresa que definen el funcionamiento y cumplimiento de la misma.
4. Capacitar al personal
En caso de que usted se desempeñe en un bufete de abogados o ejerza libremente y cuente con personal de apoyo, es indispensable que estos obtengan una capacitación adecuada respecto al uso de esta herramienta.
Varias empresas de tecnología legal contarán con su propio sistema de capacitación que usted podrá ofrecer a sus colaboradores. De no ser el caso, debe asegurarse de dedicar el tiempo que sea necesario para que su personal aprenda a usarla eficazmente.
5. Priorizar la seguridad
Es fundamental que, además de un buen programa de compliance interno para la protección de su empresa, priorice la integración de tecnologías que eviten la vulnerabilidad informática y garanticen la seguridad de los datos personales vinculados a la misma para, así, cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Legal Tech Compliance: un aliado en el ejercicio del Derecho
Sin lugar a dudas, un sistema de Legal Tech Compliance marcará la diferencia en su gestión y le permitirá optimizar todos esos aspectos legales internos y externos que, de otra manera, llevarían una gran cantidad de tiempo y esfuerzo.
Por supuesto, ningún Legaltech podrá dejar de lado la importancia de un buen sistema de Compliance. Para ello, en ne Digital contamos con una gran variedad de compliance technology solutions que priorizarán la protección de su organización, y que le invitamos a conocer.
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