El traslado de los datos a plataformas modernas o robustas, así como a la nube, es un proceso cada vez más común en las empresas actuales, y esta es una de las principales razones por las cuales se diseñaron las herramientas para la migración de datos con Microsoft 365.
La mudanza de datos incluye la transferencia de materiales digitales a partir de otros datos y la transferencia lógica de los datos para que sea almacenada en un contenedor diferente al de origen.
Los motivos para proceder con un proyecto de migración de datos informáticos son variados, como el mantenimiento del contenido, la mejora del rendimiento, la satisfacción de las necesidades de los usuarios finales o un nuevo software.
Como motivación, también podemos nombrar la interoperabilidad, las actualizaciones de versiones, la estandarización, la reducción de costos al cambiar a software de código abierto, el aumento de los volúmenes de datos, los nuevos procesos comerciales o las mejoras en seguridad y el control de la información general de la compañía.
En las siguientes líneas explicaremos a profundidad cómo funciona la migración de datos con Microsoft 365 y mencionaremos buenas prácticas al respecto.
Migración de datos como forma de preservación digital
Con el desarrollo integral de la tecnología de la información, cada vez más documentos se digitalizan y los documentos digitales deben preservarse manteniendo su integridad, autenticidad, confiabilidad, claridad y funcionalidad.
Tradicionalmente, el almacenamiento de un documento físico ha sido para preservar la información que contiene y así asegurar su usabilidad.
Sin embargo, en la documentación digital la preservación de los medios es una condición tan necesaria que se deben considerar otros usos para superar la obsolescencia que cada vez es más frecuente debido a la rápida evolución tecnológica.
Es por ello que este tipo de migración debe basarse en entornos y tecnologías de calidad, como las de Microsoft 365.
¿Qué es la migración de datos con Microsoft 365?
Un proyecto de migración de datos es el proceso de copia de datos de un almacenamiento de origen a un nuevo destino, y Microsoft 365 ofrece herramientas para ayudar a las empresas a realizar esta tarea de manera eficiente y segura.
Las herramientas de migración de datos con Microsoft 365 permiten a las empresas trasladar grandes cantidades de información de forma rápida y segura, y brindan la flexibilidad necesaria para adaptar el proceso a las necesidades específicas de cada una.
Estos instrumentos se dividen en dos categorías: herramientas de nivel de infraestructura y herramientas de nivel de aplicación.
Las de infraestructura se centran en la migración de correo electrónico y datos a través de redes y almacenamientos de datos, mientras que las de nivel de aplicación van dirigidas a la migración de datos de correo electrónico, archivos CSV o PST, buzones de usuario, aplicaciones y servicios específicos, como Microsoft Exchange, Active Directory y SharePoint online.
¿Cómo funciona este proceso Microsoft 365?
Microsoft 365 es un servicio de alojamiento de datos que permite a las empresas alojar sus datos en la nube de Microsoft, con suscripción mensual o anual y capacidad de almacenamiento de hasta cinco TB de datos por usuario.
Microsoft 365 ofrece una variedad de soluciones para facilitar la mudanza de los datos, incluyendo una herramienta de Microsoft Office 365 diseñada para tal fin.
Estos servicios de migración de datos de Microsoft Office 365 permiten a las empresas migrar sus datos de Microsoft Office 365 a la nube de Microsoft 365.
Ante una gama de servicios tan amplia como la ofrecida por Microsoft 365, la migración de data a este servicio debe realizarse según el tipo de datos o la aplicación que se necesite utilizar. Es decir, existen procesos de migración diferentes para:
I. Migración de archivos a OneDrive for Business o Personal
Este proceso de traslado de archivos es extenso, por lo que es importante realizar una planificación precisa antes de empezar a realizar la migración.
La migración de archivos a OneDrive for Business se realizará en tres etapas:
- Antes de iniciar la migración, es necesario crear una cuenta de Microsoft 365 y asignar un espacio de almacenamiento a cada usuario.
- Luego, se debe descargar e instalar el agente de migración de archivos de Microsoft en el servidor de archivos.
- Finalmente, se debe ejecutar el agente de migración de archivos para migrar los archivos a OneDrive for Business.
En el caso del agente de migración o recurso que puede utilizar, Microsoft suministra las siguientes opciones:
- Administrador de migración: se encuentra en el Centro de Migración de Microsoft, al que puede acceder con una cuenta con permisos de administración.
- Herramienta de migración de SharePoint: Microsoft permite su descarga gratuita y funciona para migraciones desde SharePoint Server 2010, 2013 y 2016 y SharePoint Foundation 2010 y 2013.
- Microsoft FastTrack: este recurso especial brinda la posibilidad de migrar archivos desde Google Drive y Box.
II. Migración de sitios o librerías de documentos a SharePoint Online
Este proceso se realiza con los siguientes pasos:
- Establecer una conexión a SharePoint Online utilizando los módulos de PowerShell de SharePoint Online Management Shell;
- Identificar el sitio o la librería de documentos a migrar;
- Reconocer el contenido a migrar;
- Crear el sitio o la librería de documentos en SharePoint Online;
- Copiar el contenido al sitio o librería de documentos en SharePoint Online;
- Eliminar el sitio o librería de documentos en el entorno local.
Como puede apreciar, el proceso es posible con el uso de módulos de PowerShell, por lo cual debe asegurarse de los siguientes requisitos para utilizar la herramienta:
- Descargar e instalar Windows Management Framework 3.0;
- Descargar e instalar SharePoint Online Management Shell.
Una vez disponible la herramienta, tendrá acceso a comandos y funciones para hacer una migración masiva de forma segura y ágil.
III. Migración de Email, Calendarios y Contactos a Microsoft Exchange Online
Este proceso se puede resumir en siete pasos clave:
1. Identificar el servidor de correo origen
La mayoría de las organizaciones tienen un entorno de correo y calendarios existente y la fuente más probable de estos datos es un servidor de correo Microsoft Exchange.
Sin embargo, es posible que una organización tenga un servidor de correo basado en Linux, POP3 o IMAP que también contenga información de calendario y contacto. En este proceso se identificará el servidor de correo existente y se determinará si se trata de un servidor de correo Microsoft Exchange.
2. Identificar el servidor de correo de destino
El servidor de correo de destino es el lugar al cual se moverán los datos de correo, calendario y contacto.
El proceso de migración puede ser mucho más complejo si la organización está migrando sus datos a un servidor local de Microsoft Exchange.
3. Identificar los usuarios a migrar
Normalmente se habla de una migración completa de todos los usuarios de la organización. Sin embargo, si se está migrando sólo un número específico de usuarios, es necesario determinar los usuarios que se deben migrar y, si es posible, crear una lista de cuentas de correo de los mismos.
4. Identificar los datos de correo a migrar
Igual que en el punto anterior se puede tratar de una migración completa de todos los datos de correo existentes, pero es posible que la migración de datos de correo sea más limitada.
Hay varios métodos para determinar si se deben migrar todos los datos de correo. El más simple es enviar un correo electrónico a cada usuario y pedirle que informe cuánto tiempo lleva mantener su buzón de correo abierto.
Si el usuario tiene más de 3 años de datos en su buzón de correo, es probable que no necesite migrar todos los datos de correo. Si el usuario tiene datos de correo de menos de un año, es posible que desee migrar sólo datos recientes.
5. Identificar los datos de calendario a migrar
El proceso de migración de calendarios es más complejo que el proceso de migración de datos de correo, ya que es necesario determinar qué calendarios se deben migrar.
Si el usuario mantiene una agenda compartida en el servidor de calendarios, es posible que deba migrar esos calendarios antes de migrar el calendario personal del usuario.
6. Identificar los datos de contacto a migrar
En la mayoría de los casos, es posible que los usuarios no necesiten migrar todos los contactos existentes.
Los contactos se pueden dividir en varios grupos, como contactos de trabajo, contactos personales y contactos de ocio.
Si un usuario tiene una amplia lista de contactos en un servidor de calendarios, es posible que deba migrar sólo los contactos más importantes a Microsoft Exchange Online.
7. Identificar el intervalo de tiempo de la migración
La migración de correo, calendario y contacto puede ser un proceso muy complejo y es posible que se necesite más de un día para que se complete.
Es importante planificar el intervalo de tiempo de la migración y asegurarse de que no haya ningún período en el que los usuarios necesiten acceder a sus datos de correo, calendario o contacto.
Paso a paso del proceso de migración de archivos personales
El proceso de migración de datos con Microsoft 365 es bastante sencillo, solo necesita seguir estos pasos:
- Primero, debe iniciar sesión en su cuenta de Microsoft 365.
- Luego, cree una nueva cuenta de OneDrive.
- Una vez que haya creado la cuenta, debe iniciar sesión en ella.
- Posteriormente, vaya a la página de la aplicación de OneDrive.
- A continuación, haga clic en el botón «Migrar».
- Luego seleccione el tipo de archivo que desea migrar.
- El paso siguiente es seleccionar la ubicación de los archivos.
- Y finalmente haga clic en el botón «Iniciar la migración».
Después de seguir estos pasos, debería poder migrar fácilmente sus datos a Microsoft 365 y comenzar a disfrutar de los beneficios de esta herramienta.
Métodos de migración más usados en Microsoft 365
Entre estos encontramos:
1. Migración de Protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP)
Bajo este método, el usuario tiene la posibilidad de utilizar el centro de administración de Exchange o Exchange Online PowerShell para migrar la información general del buzón desde el sistema de mensajería IMAP al buzón de Microsoft 365.
2. Migración total
Todos los buzones locales se migran al centro de administración de Microsoft 365. Use la migración total si planea migrar toda su organización de correo electrónico a Outlook Microsoft 365 y administrar cuentas de usuario en Microsoft 365.
3. Migración preconfigurada
Si planea migrar eventualmente todos los buzones de su organización a Microsoft 365, use una migración por etapas. Mude lotes de buzones de correo locales a Microsoft 365 durante un período de semanas o meses con una migración por etapas.
4. Implementación híbrida
Este método permite a las organizaciones ampliar las capacidades avanzadas y la experiencia de control administrativo que tienen en su organización de Exchange local existente a la nube.
Además, proporciona una apariencia perfecta de una sola organización de Exchange entre su organización de Exchange local y en línea en Microsoft 365.
5. Migración de terceros
En este caso, terceros, utilizan diferentes protocolos y métodos para realizar la migración de la dirección de correo electrónico desde plataformas como Novell GroupWise, IBM Lotus Notes e incluso el entorno Gmail.
Estas son las herramientas de terceros que funcionan según los protocolos de Microsoft 365 y que se pueden usar con toda seguridad de su eficiencia y seguridad:
- Árbol binario
- BitTitan
- CodeTwo
- Quadrotech
- Quest
- Transvault
- SkyKick
- Empresa de colaboración BCC
Todas estas herramientas disponibles y que son ofrecidas por terceros le brindan un plus a las características de las soluciones diseñadas y producidas por Microsoft para atender las necesidades y requerimientos tecnológicos en el ámbito empresarial.
Al tomar en cuenta lo anterior no caben dudas de que la mejor opción para las empresas es acceder a las herramientas de migración de datos con Microsoft 365 para asegurar que el proceso sea adecuado, idóneo y que responda a las necesidades de la corporación en cuanto a sincronización de directorios y traslado de datos en general.
Con esta solución, sus entornos y espacios empresariales serán mucho más eficientes y seguros en el plano digital, además que brindará flexibilidad y agilidad a los usuarios finales dentro de su empresa.
Le invitamos a contactarnos para conocer cómo los servicios de ne Digital pueden ayudarlo en el proceso de migración de datos con Microsoft 365.
