La implementación de un one premise software ('software en sitio') puede traer múltiples beneficios asociados a la seguridad e integridad de la información de su empresa. Aun así, no está exento de desafíos.
Factores como la poca frecuencia de actualización, la falta de escalabilidad y la imposibilidad de acceso remoto pueden, a largo plazo, generar inconvenientes para las organizaciones.
Lo bueno es que su integración con sistemas como Microsoft 365 permite crear un entorno híbrido que contribuye a superar tales desafíos y a mejorar la eficiencia operativa de la empresa.
Aquí le mostraremos los beneficios que la integración de Microsoft 365 y on premise software trae consigo, las consideraciones para realizarla de manera efectiva y las estrategias que le ayudarán en este proceso.
Ventajas de la integración de un software on premise
Algunas ventajas de integrar un one premise software con Microsoft 365 son:
1. Mayor seguridad en los datos
Al integrar la seguridad implícita en los software one premise con las medidas de seguridad que ofrece Microsoft 365, las empresas pueden mejorar la protección de su información tanto en su entorno local como en la nube, disminuir las vulnerabilidades que pudieran impactar en los flujos de trabajo y operaciones, y gestionar los riesgos de Ciberseguridad.
2. Reducción de costos de infraestructura
Al migrar o total o parcialmente a una solución basada en la nube de Microsoft, las empresas pueden reducir significativamente los costos relacionados con el mantenimiento de dispositivos locales.
3. Acceso a las aplicaciones de Microsoft 365
La integración de estos sistemas permite la utilización de aplicaciones que contribuyen a aumentar la productividad de los colaboradores, como Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneNote, OneDrive, Teams, entre otras herramientas de Office 365.
4. Integración con otros productos
Con la creación de este entorno híbrido, también es posible integrar otros sistemas de como Microsoft Azure, Microsoft Dynamics 365, SharePoint, entre otros capaces de aumentar la efectividad de los procesos, mejorar la seguridad y disminuir las cargas de trabajo.
5. Escalabilidad
La plataforma de Microsoft Office 365 permite escalar las necesidades de la empresa, mientras se suplen las necesidades de actualización del sistema y se disminuye la obsolescencia implícita en la instalación de un local software.
Consideraciones clave al integrar software on-premise
Para que la integración se realice de manera efectiva, es necesario considerar una serie de aspectos antes y durante su ejecución. A continuación, le mostramos algunos de ellos:
Disponibilidad de recursos y capacidades
La empresa debe evaluar si dispone de los recursos y capacidades técnicas necesarias para ejecutar la integración de manera eficiente y segura. Más específicamente, debe asegurarse de contar con el personal capacitado y los recursos financieros para sostener esta integración en el largo plazo.
Ancho de banda requerido
Antes del despliegue de local software con las aplicaciones SaaS de Microsoft, debe asegurarse de contar con el ancho de banda necesario para realizar el proceso sin interrupciones ni inconvenientes. Lo más recomendable en ese caso es llevar a cabo una planificación de red.
Estrategias prácticas para la integración
A continuación, le mostramos algunas estrategias que contribuirán a que la integración de su one premise software con Microsoft tenga éxito.
1. Evaluación de sistemas existentes
La organización debe evaluar qué tan factible es integrar Microsoft 365 en cada uno de los sistemas, aplicaciones o procesos que ya forman parte del software local de la empresa. Algunos aspectos a tener en cuenta son:
- Aplicaciones y procesos críticos: identificar las aplicaciones nativas y procesos empresariales críticos que conforman la infraestructura del software on premise, como CRM, ERP u otros programas personalizados.
- Compatibilidad técnica: a continuación, evaluar la compatibilidad técnica de cada uno respecto a la plataforma de Microsoft 365, considerando los protocolos de comunicación, los bancos de datos, los estándares y las tecnologías admitidas por la misma.
- Necesidades de adaptación o personalización: de existir inconsistencias en la compatibilidad, puede adaptar o modificar el código o configuración de las aplicaciones existentes o, en su defecto, explorar soluciones como Power Apps, que permite crear aplicaciones personalizadas que pueden integrarse con Microsoft.
2. Selección de herramientas de integración
La elección de las herramientas adecuadas juega un papel crucial en el éxito del proceso de integración entre el one premise software y Microsoft 365. Para asegurarse de optar por las más idóneas, tenga en cuenta lo siguiente:
- Actualización y soporte continuo: las herramientas deben actualizarse constantemente y contar con soporte técnico vía chat en tiempo real capaz de apoyar el correcto funcionamiento y seguridad a lo largo del tiempo.
- Flexibilidad: es imprescindible que las herramientas sean lo suficientemente flexibles como para adaptarse a las necesidades específicas de la organización. Para ello, deben tener en cuenta todo el hardware y el software involucrado, como dispositivos móviles y thin clients, sistemas de punto de venta (POS), computadores portátiles, entre otros.
- Seguridad y cumplimiento: la organización debe tener certeza de que las herramientas cumplen con los estándares de seguridad, confidencialidad y privacidad. La mayoría del tiempo poseerán métodos de autenticación, cifrado de datos, protección de datos, entre otros.
3. Implementación gradual y pruebas
Sin importar la precisión con que se sigan las recomendaciones mencionadas, es de vital importancia que este proceso se realice de manera gradual en pro de disminuir el impacto y minimizar las interrupciones de las operaciones.
Asimismo, para garantizar una mejor experiencia con el uso de Microsoft 365, es indispensable que constantemente se lleven a cabo pruebas exhaustivas. Estas permitirán corroborar la efectividad del proceso y de los resultados.
La integración ideal para sus operaciones
Al ofrecer mayor seguridad, incorporar herramientas de productividad y reducir los costos de infraestructura, la integración de un one premise software con las funcionalidades y ventajas de Microsoft 365 es una de las mejores acciones para optimizar las operaciones de su organización.
Para ello, lo ideal es contar con soluciones que maximicen los beneficios de dicha integración mientras priorizan la seguridad.
En ne Digital contamos con serie de servicios de Microsoft 365 que apoyan la integración, la transición y la incorporación de herramientas que fomentan la colaboración entre equipos, para que su empresa tenga la mejor experiencia y aumente su retorno de la inversión.
Si quieres saber más sobre seguridad de la información empresarial, le invitamos a leer este artículo sobre protección de datos.
