Sin importar cuánto tiempo permanezcan los colaboradores en la empresa, cuáles sean sus puestos de trabajo o en qué departamento se destaquen, todos comparten un aspecto en común: necesitan el cumplimiento de los procesos de onboarding y offboarding para iniciar y culminar la relación laboral respectivamente.
La relevancia de estos procesos en el ciclo de vida del trabajador es tal, que la mayoría de las leyes y regulaciones laborales afectan la forma en que deben llevarse a cabo. Y aunque el alta y baja de personal puede variar de acuerdo con el país o las autoridades concernientes, su cumplimiento siempre es igual de importante a corto y largo plazo.
Por esa razón, en este artículo le presentaremos las mejores prácticas que garantizarán el cumplimiento de los procesos de incorporación y desvinculación. Además, le mostraremos cómo todo esto se relaciona con los servicios gestionados en Microsoft 365 y Azure.
Importancia del cumplimiento en onboarding y offboarding
Las normativas asociadas con el proceso de offboarding y onboarding dictan la forma en la que el departamento de Recursos Humanos y las demás áreas implicadas deben gestionar el alta y baja de personal. Son estas regulaciones las que garantizan un proceso equitativo en el que los colaboradores y la empresa tengan beneficios o efectos equiparables.
No obstante, debido a que en su mayoría es la organización la que puede afectar al colaborador y no al revés, las normas suelen estar destinadas a las empresas. Esto a fin de propiciar buenas prácticas en la relación laboral.
El incumplimiento de la reglamentación puede, entre otras cosas, ocasionar:
- Inconvenientes legales y financieros: El negocio puede sufrir sanciones que pueden ir desde multas en dinero hasta el cierre temporal de operaciones.
- Daño a la reputación: Una empresa con políticas y malas prácticas relacionadas con estos procesos, puede alcanzar una muy mala reputación que afecte desde su capacidad para atraer nuevos talentos, hasta su habilidad de retener clientes.
- Mal ambiente de trabajo: Una organización despreocupada por el cumplimiento genera un entorno de trabajo tenso en el que los trabajadores se sienten disconformes.
Cumplimiento legal y normativo
Teniendo en cuenta que cada país maneja sus propias leyes y normas, no es posible hablar de un único entorno regulatorio referido a los procesos de onboarding y offboarding. Por eso, a continuación, le mostramos algunas de las leyes más relevantes de este tipo en diferentes países.
1. España
Respecto al onboarding y privacidad de datos en España, el artículo 8 de la Ley de Estatuto de los Trabajadores indica textualmente que: “El empresario entregará a la representación legal de los trabajadores una copia básica de todos los contratos que deban celebrarse por escrito”. No obstante, señala que estas copias no deben contener datos del trabajador que pudieran interferir con su intimidad personal.
2. México
En México, el proceso de offboarding varía en función de si se trata de un despido o renuncia. Si es renuncia, basta con formalizarla y pagar el finiquito correspondiente al trabajador. Por el contrario, si se debe a un despido justificado, deben notificar al colaborador, asegurarse de que este firme la notificación y pagar el finiquito.
3. Colombia
El Gobierno de Colombia, junto con el Ministerio de Trabajo, determina en su Política de Protección de Datos Personales que todo trabajador tiene derecho a solicitar a este ministerio la eliminación de sus datos personales. De esta forma, la información que fue recolectada en su momento ya no será más válida o necesaria.
Políticas internas de la empresa
Establecer políticas internas que aborden las prácticas necesarias para cada uno de estos procesos permitirá seguir protocolos claros que eviten fallas, malentendidos e incumplimientos. En ese sentido, algunos de los aspectos de la gestión del talento y carga de trabajo a los que su empresa debe prestar atención son los siguientes:
1. Gestión de accesos
Debido a que los colaboradores suelen tener acceso a diferentes aplicaciones móviles, bases de datos y autenticación en los sistemas de la empresa, las políticas deben definir cómo se procederá una vez terminada la relación laboral.
Azure Active Directory (actual Microsoft Entra ID) será una herramienta clave en este sentido, pues concederá un mayor control de acceso a las integraciones TI. Incluso, permitirá eliminar con un solo clic el acceso de los ex empleados a dispositivos móviles y otras herramientas.
2. Seguridad de la información
El área de RRHH debe determinar cómo se abordará la información que ellos tienen del personal y, a su vez, cómo el personal abordará la que ellos tienen sobre la empresa. Salvaguardar las ubicaciones de la información de ambas partes, desde el inicio hasta después de terminada la relación laboral, es esencial.
3. Entrega de activos de la empresa
Las políticas de onboarding y offboarding deben establecer cómo se entregarán los activos de la empresa a los nuevos empleados. Asimismo, deben especificar cómo se retornarán a la empresa una vez finalizado el contrato del colaborador.
Procesos estructurados y documentados
El proceso de integración y retiro debe contar con una estructura predeterminada que establezca de manera efectiva los pasos a seguir para la entrada y salida de colaboradores. La alineación de esta estructura con las políticas de la empresa y las regulaciones correspondientes permitirá una mayor organización y estandarización de los flujos de trabajo.
Por supuesto, documentar en tiempo real cada una de las etapas será crucial. Con ello, los miembros del equipo de gestión de talento podrán identificar cualquier fallo en el proceso y mejorar la toma de decisiones. Además, le servirá de sustento ante cualquier complicación relacionada con la terminación del trabajo.
Capacitación y concientización
Capacitar a todos los colaboradores involucrados en estos procesos y no solo a los responsables por parte de la empresa, propiciará una cultura organizacional en la que todos comprendan el rol que desempeñan respecto al onboarding y offboarding. De la misma manera, la concientización sobre las implicaciones legales y financieras del incumplimiento ayuda a fomentar un compromiso colectivo.
En ese sentido, el entrenamiento en Ciberseguridad también será de suma importancia, pues ayudará a prevenir que el personal exponga datos e información de sí mismos o de otros colaboradores.
Cumplimiento en onboarding y offboarding: un factor clave en las empresas
Al ser una práctica que contribuye a la integridad, seguridad y legalidad de las operaciones, el cumplimiento en los procesos de onboarding y offboarding se relaciona directamente no solo a la experiencia de los empleados, sino también, a la prosperidad y crecimiento de la marca empleadora.
No obstante, para maximizar el cumplimiento en su empresa también existen servicios de cumplimiento como los de ne Digital que, de la mano de profesionales, le ayudarán a adaptarse al entorno regulatorio de sus operaciones, mientras garantiza la seguridad y eficiencia en todos los procesos.
Además, también contamos con una serie de servicios gestionados para Microsoft Azure que contribuirán a mejorar la colaboración entre equipos y a aumentar sus ganancias provenientes de los sistemas de la nube; siempre priorizando el seguimiento de las regulaciones.
Si quiere saber más, le invitamos a leer sobre qué es el cumplimiento o compliance corporativo.
